はじめに
【契約の特性】
管理委託契約のうち、事務管理業務はその内容及び特性から、民法で規定する「準委任契約」とされており、事務管理業務以外の管理員及び清掃業務や設備の保守点検等は、仕事の完成を目的とした「請負契約」とされています。
また管理委託契約は双務・諾成契約にて、当事者の一方に継続する意思がなければ、契約を終了させる事が出来るとされています。
【善管注意義務】
管理会社は、委託業務の履行に際して、一般的に払うであろう注意を、また払うことが出来る注意をもって委託業務を処理しなければならない善管注意義務を課されています。
善管注意義務とは、委任契約における受任者の義務の一つであり、「受任者の職業、地位、能力等において一般的に要求される平均人としての注意義務」となります。
【管理受託の再委託と使用者責任】
管理会社は、各種設備機器等の保守点検や清掃などは、それぞれの専門会社に再委託することで、受託業務の履行を行っているケ－スもありますが、第三者に再委託した業務についても、管理組合に対して業務上発生した事項について責任を負うことが定められています。
【秘密保持義務】
管理会社は、正当な理由なく、その業務に関して知り得た秘密を漏らしてはならないとされています。
基幹事務について
【管理組合の会計業務】
- 収支予算案の素案の作成
事業年度開始前に、次年度の収支予算案の素案を作成し、管理組合に提出する。
管理組合は提出された素案を検討し、次年度の収支予算案を総会の議案とする。
- 収支決算案の素案の作成
事業年度終了後に、前年度の収支決算案の素案を作成し、管理組合に提出する。
管理組合は提出された素案を精査し、前年度の収支決算案として総会の議案とする。 - 収支状況の報告
管理会社は、毎月末日までに、前月における管理組合の会計の収支状況に関する書面の交付を行うほかに、管理組合から請求があったときは、管理組合の会計の収支状況に関する報告を行う。
【管理組合の出納業務】
- 組合員の管理費・修繕積立金等の収納
管理会社は組合員別の一月当たりの管理費等の負担額の一覧表（組合員別管理費等負担額一覧表）を管理組合に提出する。管理会社は組合員別管理費等負担額一覧表に基づき、預金口座振替日の営業日前までに、預金振替請求金額通知書を銀行に提出する。組合員の管理費等の収納は、管理規約に定める預金口座振替の方法によるものとし、組合員の口座から甲の収納口座に振り替えし、経費の支払いを行った後その残額を、当該管理費等を充当する月の翌月末日までに、管理会社の保管口座に移し換える。 - 管理費等滞納者に対する督促
毎月、組合員の管理費等の滞納状況を、管理組合に報告する。組合員が管理費等を滞納したときは、最初の支払期限から起算して一定月の間、電話若しくは自宅訪問又は督促状の方法により、その支払の督促を行う。督促しても組合員がなお滞納管理費等を支払わないときは、管理会社はその業務は終了する。 - 通帳等の保管等
収納口座及び保管口座に係る通帳、印鑑等を保管者について定める。管理会社は保管口座の印鑑等を保管することはマンション管理適正化法で禁止されている。管理会社は、掛け捨て保険に限り管理組合の損害保険証券を保管する。なお、管理組合の請求があったときは、遅滞なく、当該保険証券を管理組合に提出する。管理組合の管理費等のうち余裕資金については、必要に応じ、管理組合の指示に基づいて、定期預金、金銭信託等に振り替える。 - 管理組合の経費の支払い
管理会社は、管理組合の収支予算に基づき、管理組合の経費を、管理組合の承認の下に管理組合の収納口座から又は管理組合の承認を得て管理組合の保管口座から支払う。 - 会計に係る帳簿等の管理する
管理会社は管理組合の会計に係る帳簿等を整備、保管する。管理会社は、帳簿等を、管理組合の定期総会終了後、遅滞なく、管理組合に引き渡す。
【維持又は修繕に関する企画又は実施の調整】
- 管理会社は、管理組合の長期修繕計画の見直しのため、管理事務を実施する上で把握したマンションの劣化等の状況に基づき、当該計画の修繕工事の内容、実施予定時期、工事の概算費用等に、改善の必要があると判断した場合には、書面をもって管理組合に助言する。
長期修繕計画案の作成及び見直しは、長期修繕計画標準様式、長期修繕計画作成 ガイドライン、長期修繕計画作成ガイドラインコメントを参考にして作成することが望ましい。 - 長期修繕計画案の作成業務及び建物・設備の劣化状況などを把握するための調査・診断を実施し、その結果に基づき行う当該計画の見直し業務を実施する場合は、本契約とは別個の契約とする。
長期修繕計画案の作成業務（長期修繕計画案の作成のための建物等劣化診断業務 を含む。）以外にも、必要な年度に特別に行われ、業務内容の独立性が高いという業務の性格から、以下の業務をマンション管理業者に委託するときは、本契約とは別個の契約にすることが望ましい。
1.修繕工事の前提としての建物等劣化診断業務
2.大規模修繕工事実施設計及び工事監理業務
3.マンション建替え支援業務 - 管理会社は、管理組合がマンションの維持又は修繕（大規模修繕を除く修繕又は保守点検等。）を外注により管理会社以外の業者に行わせる場合の見積書の受理、発注補助、実施の確認を行う。
外注により管理会社以外の業者に行わせる場合とは、本契約以外に管理組合が自ら本マンションの維持又は修繕（日常の維持管理として管理費を充当して行われる修繕、保守点検、清掃等）を第三者に外注する場合をいう。
基幹事務以外について
【理事会支援業務】
- 組合員等の名簿の整備
管理組合の組合員等異動届に基づき、組合員及び賃借人等の氏名、連絡先（緊急連絡先を含む。）を 記載した名簿を整備する。 - 理事会の開催、運営支援
管理組合の理事会の開催日程等の調整、管理組合の役員に対する理事会招集通知及び連絡、管理組合の求めに応じた理事会議事に係る助言、資料の作成、理事会議事録案の作成。 - 管理組合の契約事務の処理
管理組合に代わって、管理組合が行うべき共用部分に係る損害保険契約、マンション内の駐車場等の使用契約、第三者との契約等に係る事務を行う。
【総会支援業務】
- 管理組合の総会の開催日程等の調整
- 管理組合の次年度の事業計画案の素案の作成
- 総会会場の手配、招集通知及び議案書の配付
- 組合員の出欠の集計等
- 管理組合の求めに応じた総会議事に係る助言
- 総会議事録案の作成
【その他】
- 各種点検、検査等に基づく助言等
管理対象部分に係る各種の点検、検査等の結 果を甲に報告すると共に、改善等の必要がある事 項については、具体的な方策を甲に助言する。こ の報告及び助言は、書面をもって行う。 - 管理組合の各種検査等の報告、届出の補助
管理組合に代わって、消防計画の届出、消防用設備等点検報告、特殊建築物定期調査又は建築設備定期検査の報告等に係る補助を行う。管理組合の指示に基づく管理組合の口座の変更に必要な事務を行う。 諸官庁からの各種通知を、管理組合及び管理組合の組合員に通知する。 - 図書等の保管等
管理会社は、マンションに係る設計図書を、管理組合の事務所で保管する。管理組合は、管理組合の管理規約の原本、総会議事録、総会議案書等を、管理組合の事務所で保管する。 管理会社は、解約等により本契約が終了した場合には、管理会社が保管する図書等、組合員等の名簿及び出納事務のため管理会社が預っている管理組合の口座の通帳、印鑑等を遅滞なく、管理組合に引き渡す。
設計図書とは、適正化法施行規則第102条に規定する設計図書その他の管理組合が宅地建物取引業者から承継した図書及び管理組合が実施したマンションの修繕等に関する図書であって管理組合から管理を依頼された図書をいう。
管理組合の管理者は、建物の区分所有等に関する法律（区分所有法）第33条及び第42条第3項により、管理規約及び総会議 事録の保管、利害関係人に対する閲覧を義務付けられている。マンション管理業者 は、管理者の依頼の下にこれらの図書の保管業務を行うものである。